Projetos de patrocínio.

Se você está planejando uma expedição de aventura, estudo ou pesquisa e está em busca de alguém que patrocine esta experiência, poderá encontrar aqui algumas dicas para colocar logo este projeto fora do papel.

O objetivo desta seção é servir de inspiração e lhe dar as ferramentas necessárias para levar sua aventura adiante.

As dicas aqui descritas foram elaboradas por profissionais de marketing com experiência em analisar e aprovar projetos de apoio e patrocínio a expedições e tiveram a consultoria de dois aventureiros que um dia nos procuraram com seus projetos debaixo do braço. Marcelo Ramos e Ricardo Burg já estiveram no seu lugar e contaram com o patrocínio de grandes empresas, além do apoio do Webventure.

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato conosco através do e-mail expedições@webventure.com.br

Para facilitar a sua vida, estruturamos as dicas no formato de perguntas e respostas.

1. O que é uma expedição?
2. Como posso saber se o meu projeto é uma expedição?
3. Meu projeto é mesmo uma expedição, como faço para buscar patrocínio?
4. Como escrevo o meu projeto de expedição?
5. Como posso tornar meu projeto mais atraente?
6. Como apresento o meu projeto de expedição?
7. Que empresa eu procuro para patrocinar a minha expedição?
8. Quem eu procuro dentro da empresa?
9. Como eu acho o telefone da empresa?
10. Meu projeto não foi aprovado e agora?
11. Meu projeto foi aprovado e agora?
12. Acabei de voltar da expedição e agora?
13. Onde posso saber mais?

1. O que é uma expedição?
Primeiro de tudo é preciso ficar claro que nenhuma empresa vai patrocinar sua viagem de férias. Existe uma diferença grande entre turismo e expedição.

Segundo o dicionário Aurélio, expedição é um grupo dedicado a explorar, estudar uma região, em geral cientificamente. Conforme tem-se utilizado hoje em dia, uma expedição é uma viagem cujo objetivo básico é gerar conhecimento específico sobre algum local desconhecido ou pouco conhecido, bater algum recorde em termos de velocidade, distância e/ou duração, e/ou ter algum caráter científico ou social interessante.
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2. Como posso saber se o meu projeto é uma expedição?
Você deve olhar para seu projeto com olhos críticos e verificar se a viagem que você está planejando realmente tem algo de singular e interessante, ou seja, não é porque você vai dar a volta na América em um Fusca azul e outras pessoas já fizeram a mesma coisa em um Fusca amarelo que a sua viagem se caracteriza como uma expedição. Além disso, viagens muito curtas, com duração de um fim de semana a um mês, dificilmente são encaradas como expedição, a menos que tenham algum objetivo científico envolvido.
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3. Meu projeto é mesmo uma expedição, como faço para buscar patrocínio?
A primeira coisa a fazer antes de procurar patrocínio é colocar o seu projeto no papel, dificilmente uma empresa séria irá apoiá-lo apenas por ouvir as suas idéias.
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4. Como escrevo o meu projeto de expedição?
Não existe uma receita de bolo para se escrever um projeto, até porque muitas vezes a criatividade é importante para chamar a atenção do leitor. Todos os detalhes são relevantes, mas cuidado para não escrever demais, lembrem-se que quem irá ler o seu material provavelmente recebe outros projetos e faz outras coisas além de analisar projetos, portanto, ser conciso é essencial. Algumas informações básicas não podem ser esquecidas, bem como cuidados com a ortografia e a pontuação. Para evitar erros como estes, peça a leitura e visão crítica de alguém que não esteja diretamente relacionado ao seu projeto e seja de confiança. Alguns ajustes sempre serão necessários.

Antes de apresentar o seu projeto tente se colocar no lugar do patrocinador e se pergunte se você patrocinaria um projeto com o seu. Será que ele tem todas as bases de oferecer um bom retorno?

Abaixo segue uma sugestão de roteiro a ser seguido:

Objetivos da expedição: O que irá ser feito nesta expedição, qual é o objetivo da viagem, é uma viagem de cunho científico, social ou visa superar algum recorde?

Diferencial perto de outras expedições que já ocorreram: Por que esta expedição é mais importante que outras que já foram feitas para esta mesma região? Quais são os aspectos que a diferenciam? (No caso de ser a primeira vez para algum lugar desconhecido, você leva vantagem)

O que a empresa tem a ver com isso? Por que a empresa se interessaria em patrocinar o seu projeto? O que o projeto pode contribuir para a imagem da empresa ou de alguma marca? O projeto terá exposição na mídia, onde, por quanto tempo? É possível quantificar esta exposição?

Roteiro dia a dia do projeto: Qual é o seu planejamento? O roteiro é totalmente fechado ou pode ser alterado no meio do caminho? Qual é o prazo estimado da viagem? Qual é o mapa? É interessante considerar neste roteiro o tempo de planejamento da viagem e o tempo, após o retorno, para devolução dos materiais emprestados e produção de um relatório descritivo sobre a expedição.

Justificativa do viajante de por que esta expedição é importante para ele: Por que você resolveu fazer esta expedição? O que ela irá agregar à você? Da onde surgiu a idéia?

Perfil do viajante: Seu nome, idade, local de moradia, formas de contato e breve currículo profissional e de aventura, caso você já seja um viajante experiente.

Lista de equipamentos necessários: O que você vai precisar levar para realizar a sua aventura? Automóvel, máquina fotográfica, computador, enfim, é interessante mostrar a estrutura que você vai ter para realizar esta aventura e como o patrocinador poderá ajudá-lo.

Valor estimado para patrocínio ou equipamento necessário: Se você estiver procurando um patrocinador que invista dinheiro no seu projeto, é importante justificar a quantia solicitada, ou seja, aonde você irá gastar este dinheiro. Se você estiver procurando um patrocínio em equipamento, como um automóvel que suporte o "trampo", é importante explicar o porquê de um determinado carro ou determinado modelo. Faça uma planilha com os gastos estimados para o projeto. Tente colocar os itens de forma bem objetiva e detalhada e evite usar termos como "Gastos Gerais". Prefira em lugar de "Valor do patrocínio" escrever "Investimento".
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5. Como posso tornar meu projeto mais atraente?
Um meio de tornar o seu projeto mais atraente ao patrocinador é planejar o retorno de mídia que ele deverá apresentar. Uma forma de fazer isso é procurar revistas, jornais e canais de TV interessados em divulgar a expedição e solicitar a eles uma carta de intenção. Este documento é uma prova para a empresa patrocinadora de que outras empresas já acreditaram no seu projeto. Para uma divulgação mais efetiva, no entanto, aconselhamos a contratação de um(a) assessor(a) de imprensa que deverá organizar fotos, escrever releases e notas e enviar todo o material durante e após a expedição para veículos interessados na sua divulgação.

Outra forma de diferenciar o seu projeto é agregar a ele algum objetivo social ou ambiental. As empresas hoje em dia estão muito voltadas para projetos deste tipo, o que pode facilitar a sua busca por patrocínio. Mas não pense em distribuir comida para pessoas carentes viajando de mochila, a logística é inviável. Estruture algo simples e efetivo, que não precise ser carregado, como conhecimento e educação, ou que seja fácil de transportar, como folhetos educativos. Se você conseguir apoio de alguma instituição reconhecida, como Ibama, Abrinq, Unicef, entre outras, mais fácil ficará a sua busca. Lembre-se de registrar os momentos "solidários" durante a viagem, eles poderão gerar grandes matérias e são a forma de você mostrar ao patrocinador "o bem" que ele ajudou a fazer
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6. Como apresento o meu projeto de expedição?
Você pode apresentar o seu projeto por telefone, correio, e-mail e/ou pessoalmente.

O contato por telefone é muito importante para gerar credibilidade à pessoa que vai recebê-lo e apressar um pouco o processo. Tente manter uma conversa marcante, interessante e envolvente para que a pessoa guarde-a na memória e sempre se ofereça para apresentar o projeto pessoalmente. Às vezes, pela correria do dia a dia, deve-se ser insistente, mas enquanto houver sensibilidade e reciprocidade do patrocinador, não se sinta um incômodo. O segredo é correr atrás, ligar para todas as empresas sem parar e não desanimar com os "nãos" da vida.

Para apresentar o projeto por escrito, encaderne o material e coloque em um envelope endereçado para a pessoa responsável. Não se preocupe em utilizar o papel mais caro ou brilhante que encontrar na papelaria, imagem é importante, mas não é tudo, principalmente em projetos deste tipo, o que vale mesmo é o conteúdo. Cuidado e capricho são importantes já que o seu projeto não é o único, mas capas laranjas ou fosforescentes já não enganam ninguém.

Se você for enviar o projeto por e-mail, o título é importante, lembre-se das suas aulas de redação. Títulos como "Busca por patrocínio" assustam os gerentes que, na melhor das hipóteses, deixarão seu e-mail para o fim do dia. Tente atrair o leitor pela curiosidade ou grandiosidade do seu projeto como por exemplo: "Dupla baterá recorde de distância dando a volta na América." Outro cuidado a ser tomado é referente aos arquivos atachados. Muitas empresas não permitem a abertura de arquivos atachados por receio que eles contenham vírus. Por isso, a melhor alternativa é enviar um sumário do seu projeto no corpo do e-mail, principalmente quando for o primeiro contato. Lembre-se, não envie o projeto inteiro, provavelmente a leitura será confusa e você não conseguirá atingir o seu objetivo. Em um segundo contato, envie o arquivo em Word ou Power Point atachado, mas tome cuidado com o peso, ele não deve ultrapassar 100KB.

Se você for daquelas pessoas que preferem pecar por excesso, envie tanto o sumário por e-mail quanto o projeto impresso. As suas chances aumentarão.

Em alguns casos a empresa irá chamá-lo para apresentar o projeto pessoalmente. Se isso acontecer, vista-se de acordo com a cultura da empresa, leve cópias do projeto impresso e mantenha a calma, você é quem mais entende do seu projeto e quem mais pode justificar o seu patrocínio, confie em si mesmo(a).
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7. Que empresa eu procuro para patrocinar a minha expedição?
As possibilidades de uma empresa patrocinar a sua expedição variam de acordo com a relação da empresa ou marca com os objetivos do seu projeto. Se o seu objetivo, por exemplo, for percorrer a maior distância na América Latina, procurar uma empresa de automóvel que queira mostrar a resistência de um determinado modelo de carro pode ser uma boa idéia. Para isso é preciso conhecer a fundo a empresa ou marca à qual se quer associar a expedição. As marcas geralmente têm uma identidade pré-definida e é fácil percebê-la através da comunicação que a marca utiliza em seus comerciais, anúncios impressos, embalagens e comunicação no ponto de venda. Na dúvida, peça ajuda para algum conhecido que trabalhe na área de marketing ou publicidade. Estes profissionais geralmente estão capacitados para reconhecer estas características.
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8. Quem eu procuro dentro da empresa?
Tão importante quanto escrever um projeto atraente e objetivo, é falar com a pessoa certa. Se você tiver algum conhecido, utilize esta influência para chegar no gerente de marketing do produto ou no responsável por patrocínios dentro da empresa, e até para pedir uma ajuda para colocar o seu projeto no topo da pilha. Se você não for tão sortudo, não se preocupe, o seu projeto será analisado da mesma forma, talvez apenas demore um pouco mais. Encontre a pessoa correta na empresa, perguntando pelo responsável por apoio e patrocínio a projetos de expedições. Em algumas empresas a pessoa responsável é o gerente de marketing, também conhecido como gerente da marca ou gerente de linha de produtos, sendo que este último cargo geralmente detém mais responsabilidade do que o de gerente de marca. Em empresas maiores, usualmente existe uma pessoa responsável pela concessão de patrocínio. Você precisa encontrá-la. Como? Perguntando -- lembre-se do ditado - "quem tem boca vai a Roma."
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9. Como eu acho o telefone da empresa?
Achar o telefone da empresa é relativamente fácil. Muitas empresas têm site na internet com o telefone de contato. Outras você pode encontrar perguntando pelo nome fantasia da empresa no serviço de auxílio a lista da Operadora da sua região (no estado de São Paulo disque 102) ou ainda ligando para o serviço de atendimento ao consumidor, número presente na embalagem dos produtos.
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10. Meu projeto não foi aprovado, e agora?
Bom, depois de tanto trabalho, desistir não é a saída mais indicada. As principais chances do projeto não ter sido aprovado geralmente remetem à qualidade do mesmo e/ou a identificação com a marca/empresa patrocinadora. A melhor forma para saber o que aconteceu é perguntar a quem analisou o projeto. Neste caso, nunca esqueça de agradecer pelo tempo disponibilizado para esta análise. A resposta que lhe for dada será a matéria-prima para você reformular a sua idéia e tentar novamente.

Se o projeto não tiver sido aceito por não ter identidade com a marca/produto, analise o mercado novamente e envie o projeto para outras empresas. Se o problema foi falta de credibilidade, afaste a preguiça, identifique os pontos falhos e comece novamente. Reveja ponto a ponto o seu projeto e acrescente os aspectos que faltaram ou não estavam tão claros. Depois de revisado, procure novamente empresas afins e envie a sua proposta. Enviar o projeto para a mesma empresa que o rejeitou não é uma boa idéia, principalmente se a pessoa que for analisá-lo for a mesma. Procure empresas concorrentes ou de mercados relacionados.
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11. Meu projeto foi aprovado, e agora?
Parabéns, você está prestes a concretizar o seu sonho. Se você ainda não conhece "o rosto" do seu patrocinador, um contato pessoal é recomendado para acertar os detalhes da expedição e evitar mal entendidos. Não se assuste se você tiver de assinar algum contrato, empresas grandes e multinacionais geralmente utilizam estes documentos para se assegurar dos seus direitos e responsabilidades. Leia o contrato com atenção e, se estiver de acordo com todos os pontos, assine embaixo e guarde uma cópia. Não tenha receio de perguntar se não entender alguma cláusula, você não é obrigado a conhecer o assunto. Se estiver solicitando algum equipamento para uso durante a expedição, certifique-se que terá a nota fiscal correspondente, você pode precisar dela ao passar por postos de fiscalização e fronteiras.

Antes de sair contando a novidade para os vizinhos, se prepare para enfrentar a sociedade. As pessoas de maneira geral não se conformam em ver alguém largar um trabalho estável para correr atrás de um ideal. Tenha sempre a motivação em alta uma vez que estar em uma expedição sem dúvida é a melhor coisa do mundo.
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12. Acabei de voltar da expedição, e agora?
Bom, depois de matar as saudades, contar as histórias e revelar as fotos, não esqueça de dar um retorno para as pessoas que lhe apoiaram nesta aventura. Visitar a empresa patrocinadora é uma boa idéia para manter o contato e justificar futuras expedições…já que ninguém é de ferro, certo? Resumir a sua aventura em um documento pós- expedição, contando os benefícios que o projeto apresentou para e empresa (principalmente o retorno de mídia) é importante como histórico e serve também para facilitar a vida de outros aventureiros que possam um dia vir a procurar esta empresa. Se você pretende escrever um livro ou fazer algum tipo de apresentação pública sobre a expedição, não se esqueça de convidar e agradecer formalmente ao patrocinador, atos como este são bastante valorizados e fazem parte da política da boa vizinhança, afinal de contas, você nunca sabe quando outra expedição baterá à sua porta.
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13. Aonde posso saber mais?
Mais dicas sobre como concretizar a sua expedição você pode encontrar no livro Contornando as Américas.
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Marcelo Ramos de Oliveira.
Administrador de empresas.

Trabalhou na maior empresa de comércio exterior do país a Cotia Trading. A bem sucedida carreira não era suficiente para fazer sua vida feliz. Em 1998 elaborou um audacioso projeto que consistia em contornar as Américas, sozinho, a bordo de um veículo 4x4.

Seu projeto pode ser visto no site: www.fordventure.com.br

Ricardo Burg Mlynarz.
Engenheiro civil e administrador industrial.

Trabalhou como engenheiro de manutenção e construção de lojas durante dois anos. Resolveu interromper sua carreira profissional para a realização de um sonho.

Seu projeto pode ser visto no site: www.projetoencontros.com.br.